Chat coi tuoi documenti: contratti, bandi, normative e circolari

Il problema: l’informazione c’è, ma è sepolta

Chi lavora con i documenti lo conosce bene: l’informazione che ti serve esiste, l’hai già letta, ma è da qualche parte. Una clausola di recesso in un contratto di tre anni fa. Il requisito di ammissibilità a pagina 14 di un bando. La circolare che spiegava proprio quel caso.

Il risultato è una caccia che si ripete ogni settimana: cartelle annidate, posta, PEC, la ricerca per parola chiave che non trova il termine perché nel documento era scritto in modo diverso. Sono minuti che diventano ore, per ogni persona dello studio. E quando il documento giusto non si trova, si rischia di rispondere a memoria, che è il vero pericolo.

Il momento in cui mi chiamano è quasi sempre uno di questi: entra una persona nuova, chi conosceva l’archivio a memoria sta per andare via, oppure una risposta data a memoria si è rivelata sbagliata.

Cosa costruisco

L’idea è semplice: smetti di cercare i file e inizi a fare domande. Scrivi in italiano «qual è la penale per ritardo nel contratto con il fornitore X?» oppure «questo bando ammette le imprese artigiane?», e l’assistente ti risponde indicando il documento e il passaggio esatto da cui prende la risposta.

Tecnicamente si chiama RAG (Retrieval-Augmented Generation), ma conta la differenza pratica con un chatbot generico: quello risponde «di testa sua» e può inventare con sicurezza cose false. L’assistente che costruisco cerca prima dentro i tuoi documenti, recupera i passaggi pertinenti e solo da quelli costruisce la risposta, con la citazione. Se l’informazione non è nei tuoi file, lo dice. E siccome cerca il senso della domanda, non la parola esatta, trova la clausola anche quando nel documento era formulata in modo diverso da come l’hai chiesta.

Il modello che risponde lo scelgo in base ai tuoi vincoli: Claude, GPT o Gemini in cloud, oppure un modello che gira in locale sulla tua rete quando i documenti non devono uscire dall’azienda (ne parlo nella pagina sull’AI locale con i dati che restano in azienda).

Cosa fa l’assistente, in pratica

• Indicizza i tuoi documenti: contratti, bandi, capitolati, circolari, normative, regolamenti, verbali, salvati in PDF, Word, testo o fogli di calcolo. Anche scansioni e documenti ricevuti via PEC.
• Risponde a domande in linguaggio naturale: nessun linguaggio tecnico, scrivi come parleresti a un collega.
• Cita la fonte: ogni risposta riporta da quale file e da quale passaggio è tratta, così la verifichi in un attimo.
• Confronta più documenti: per vedere se una clausola ricorre uguale in più contratti, o se un requisito cambia tra due versioni di un bando.
• Dice quando non sa: se il dato non è presente nei documenti caricati, segnala l’assenza invece di inventare.

Per chi è utile

È pensato per chi ha tanti documenti e li consulta spesso: studi legali, commercialisti, consulenti del lavoro, studi tecnici e di ingegneria, amministrazioni di condominio, uffici gare e appalti, e PMI che gestiscono molti contratti con clienti e fornitori. È utile soprattutto dove più persone devono ritrovare le stesse informazioni e oggi lo fanno ognuna a modo suo. A Verona e nei dintorni vengo in studio; a distanza lavoro in tutta Italia, perché si lavora sui file e in videochiamata.

Esempio dimostrativo

Esempio dimostrativo — Immagina uno studio di consulenza a Legnago che segue una ventina di imprese artigiane e manifatturiere nella partecipazione ai bandi. Quando esce un nuovo voucher o un contributo, il primo lavoro è sempre lo stesso: rileggere il regolamento per capire chi è ammesso, quali spese sono finanziabili, quali sono le scadenze. Con la chat sui documenti, una persona dello studio carica i bandi di interesse e chiede direttamente «le imprese con meno di dieci addetti sono ammesse?» o «il software gestionale rientra tra le spese finanziabili?», ottenendo la risposta con il rimando al paragrafo del bando. Resta il lavoro di interpretazione, ma la fase di ricerca, che prima portava via mezza mattina, si riduce a pochi minuti, e nessuno deve più ricordare in quale dei venti PDF stava quel requisito (esempio, non un caso reale).

Cosa serve per partire

Serve poco: i documenti che vuoi rendere interrogabili, anche solo una categoria per cominciare (i contratti attivi, oppure i bandi che segui), in una cartella condivisa a cui posso accedere. Meglio se i file hanno nomi sensati: non è obbligatorio, ma migliora le risposte. Per le scansioni serve un testo abbastanza leggibile. Poi mi servono cinque-dieci domande vere, quelle che fate ogni settimana: sono il banco di prova. Ho scritto una guida su come preparare i documenti aziendali per un assistente AI: se la leggi prima, si parte più veloci.

Cosa è incluso e cosa no

Incluso: l’analisi iniziale dei documenti, l’indicizzazione della prima categoria, l’assistente con le citazioni, la prova sulle tue domande reali con le correzioni, un’ora di formazione a chi lo userà e una pagina di istruzioni per aggiungere documenti nuovi da soli.

Non incluso: il riconoscimento del testo su archivi di scansioni di scarsa qualità (si valuta a parte, a ore), il riordino di un archivio caotico, le licenze dei modelli in cloud (a consumo, indicativamente 5-30 € al mese) e, nella versione locale, il computer su cui gira il modello.

Come lo metto in piedi e quanto ci vuole

1. Prima verifico se ha senso: guardo che tipo di documenti hai, quanti sono e quanto spesso li cerchi.
2. Parto da una categoria sola e costruisco un primo archivio interrogabile su un sottoinsieme di file.
3. Lo provi facendo le domande che fai davvero ogni giorno, e controllo che le citazioni siano corrette.
4. Se funziona, estendo agli altri documenti e, se serve, ad altre persone dello studio.

Un primo archivio utile è pronto di solito in una-due settimane da quando ho i file. I tempi dipendono da quanto in fretta mi arrivano i documenti, da quanto sono leggibili e, nella versione locale, dal computer dedicato (l’acquisto lo fai tu, io ti dico cosa serve).

Prezzo e cosa succede dopo

L’assistente sui documenti costa 2.200 € + IVA una tantum, senza canone: 50% alla partenza, 50% alla consegna. Sopra ci sono solo i costi dei modelli a consumo, che paghi direttamente al fornitore. Se i documenti non devono uscire dall’azienda, la versione con AI in locale parte da 2.900 € + IVA, hardware escluso: il modello gira su un computer nella tua rete e i costi a consumo spariscono.

Dopo la consegna il sistema è tuo. Aggiungere documenti lo fai da solo con le istruzioni che ti lascio; per modifiche, nuove categorie o un cambio di modello c’è l’assistenza a chiamata: blocco di 10 ore a 750 €, si usa quando serve, niente abbonamento. Se prima vuoi misurare su un caso circoscritto, c’è il pilota a prezzo fisso a 890 €: un flusso, un criterio di successo scritto prima, e se non lo raggiunge il saldo non si paga.

Limiti e cosa NON fa

La qualità della risposta dipende dalla qualità dei documenti: se un contratto è ambiguo o una scansione è illeggibile, l’assistente non può fare miracoli. Vale la regola «spazzatura dentro, spazzatura fuori». Non è una consulenza: ti trova il passaggio, ma l’interpretazione legale, fiscale o tecnica resta della persona competente, e sui casi delicati il controllo umano è indispensabile. Non sostituisce la lettura integrale quando la posta in gioco è alta, né le fonti ufficiali aggiornate: le norme cambiano, e un documento caricato resta fermo alla versione che gli hai dato. Chi usa l’assistente resta responsabile di ciò che poi scrive al cliente.

Quando non conviene

Se i documenti che consulti sono pochi e li conosci a memoria, l’impianto non si ripaga: continua a cercarli a mano. Non conviene nemmeno se l’archivio è piccolo ma cambia in continuazione e nessuno lo tiene aggiornato, perché le risposte rifletterebbero versioni vecchie. E se i documenti sono caotici, incompleti o in gran parte scansioni di pessima qualità, prima conviene mettere ordine: automatizzare il disordine non lo risolve, lo nasconde. In quel caso ti dico di no.

Come si parte

Scrivimi su WhatsApp o mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it: tre-cinque documenti tipici (anche anonimizzati) e le cinque domande che fai più spesso. Ti dico se ha senso, con quale modello lo farei e a quale prezzo tra quelli scritti qui. Il primo confronto è gratuito.