Come preparare i documenti dell’azienda per un assistente AI (prima di spendere)

Rispondi in fretta: sei domande e sai se sei pronto

Rispondi sì o no. Ogni «no» è un lavoro da fare prima di spendere, e quasi sempre lo puoi fare tu.

1. Sai dire quali documenti l’assistente deve conoscere e quali no, con un elenco di 10-50 file e non «tutto il server»?
2. Di ogni documento esiste una sola versione valida, e sai dove sta?
3. I file sono testo (Word, PDF nativi, fogli di calcolo) e non scansioni fotografate?
4. Hai già scritto le prime dieci domande vere che vorresti fargli?
5. Sai chi in azienda ha il diritto di dire «questa risposta è giusta»?
6. Sai quali di quei documenti possono uscire dall’azienda e quali devono restare su un computer tuo?

Sei sì: mandami l’indice e si parte. Tre o meno: le sezioni qui sotto sono tre pomeriggi di lavoro per chi conosce l’azienda.

Cosa dice l’Istat: leggere documenti è il primo uso dell’AI

Nel comunicato «Imprese e ICT, anno 2025» del 15 dicembre 2025 l’Istat scrive che il 16,4% delle imprese con almeno 10 addetti usa una tecnologia AI, e che tra queste l’impiego più diffuso è l’«estrazione di informazioni da documenti», indicato dal 70,8%; l’AI generativa segue al 59,1%. Quando un’impresa italiana adotta l’AI, quasi sempre la mette a leggere carte. Ed è l’uso in cui il risultato dipende meno dal modello e più da come sono messi i documenti: un modello ottimo su una cartella disordinata dà risposte disordinate.

Quali documenti servono davvero, e quali no

Servono i documenti che qualcuno consulta davvero per lavorare: manuali interni, procedure di reparto, listini in vigore, contratti tipo, capitolati, la normativa di settore che aprite spesso, la modulistica con le istruzioni. Non servono l’archivio storico, le email, le bozze, le versioni superate.

La regola che uso: se una persona assunta ieri non aprirebbe quel file nel primo mese di lavoro, l’assistente non ne ha bisogno. Si parte con 10-50 documenti, non con cinquemila: allargare dopo è facile, ripulire dopo costa il doppio.

Formati e versioni: cosa passa e cosa si inceppa

Passano bene PDF nativi, file Word, fogli con tabelle semplici, file di testo. Si inceppano le scansioni (servono l’OCR e un controllo a mano), le celle unite, le presentazioni con il testo dentro le immagini, i disegni tecnici. Cosa funziona nell’estrazione da PDF e cosa no lo spiego in una guida a parte.

Sulle versioni non c’è margine: per ogni documento una versione sola, con la data nel nome del file o in prima pagina. Se convivono «listino_2025_v3_finale» e «listino_DEF_nuovo», l’assistente ne sceglie uno, e non sai quale. Documenti che si contraddicono producono un assistente che si contraddice.

Cosa togliere prima di consegnare la cartella

Tre categorie escono sempre: dati personali che non servono alla risposta (curriculum, certificati medici, buste paga); credenziali scritte nelle procedure (password del gestionale, PIN); materiale di terzi coperto da riservatezza (offerte di fornitori, documenti di clienti).

Poi la domanda che va fatta prima di caricare qualunque cosa: questi documenti possono uscire dall’azienda? Se contengono contratti, dati di clienti o informazioni che non vuoi in un data center altrui, l’assistente gira su un computer in azienda con un modello locale; ne parlo nella pagina sull’AI locale con i dati che restano in azienda. Manuali e listini pubblici possono passare dal cloud. Si decide documento per documento, e si scrive.

Come ordinare le cartelle e l’indice

Una cartella radice, sottocartelle per argomento (qualità, commerciale, amministrazione, sicurezza), non per anno né per persona, due livelli al massimo. Nome del file: argomento e data, senza sigle. In radice un file INDICE.txt con una riga per documento: cosa è, chi ne risponde, quando è stato aggiornato.

L’indice ti obbliga a decidere cosa entra, dice all’assistente cosa ha davanti e mi permette di scrivere il criterio di successo senza indovinare. Il nome di chi «ne risponde» è il punto che si salta più spesso: senza, nessuno aggiorna nulla e dopo sei mesi l’assistente risponde con il listino vecchio.

Le venti domande di test: come si scrivono

Sono il pezzo che decide tutto, e le scrivi tu, perché le domande vere le sai tu. Prendi quelle arrivate nell’ultimo mese ai colleghi via email, su WhatsApp, alla scrivania: «qual è la tolleranza su quel pezzo», «cosa prevede il contratto se il cliente disdice», «chi firma il DDT quando manca il responsabile».

Componile così: dodici domande con la risposta in un solo punto di un documento; cinque che richiedono di combinare due documenti; tre la cui risposta nei documenti non c’è, perché l’assistente deve saper dire «non lo so» invece di inventare. Per ognuna scrivi domanda, risposta attesa, documento e pagina, chi l’ha verificata. La tabella diventa il collaudo: prima di partire fisso con te quante risposte corrette su venti significano «riuscito», come spiego nella guida sul criterio di successo scritto prima.

Esempio dimostrativo — Immagina un’officina meccanica con trenta addetti, un manuale qualità e una decina di procedure di reparto. Il responsabile qualità scrive venti domande in un pomeriggio. Al primo passaggio l’assistente ne azzecca quindici, è impreciso su tre e su due dice correttamente che l’informazione non c’è. Le tre imprecise vengono da una procedura con due versioni nella stessa cartella: tolta la vecchia, salgono a diciotto. Il criterio era fissato a diciassette (esempio, non un caso reale).

Cosa non aspettarti

Non è un collega. Non sa niente di quello che non è scritto, e in azienda molto non è scritto. Non si aggiorna da solo. Non prende responsabilità: la risposta la controlla una persona, e la firma su un preventivo o un contratto resta la sua. Va male su tabelle lunghe, disegni e fogli con formule. Se gli chiedi un parere, ti dà un testo convincente, non un parere.

Cosa faccio io

Con cartella, indice e venti domande pronti, costruisco l’assistente come pilota a prezzo fisso: 890 € più IVA per un flusso, criterio di successo scritto prima, messa a punto inclusa; se il criterio non è raggiunto, il saldo non si paga. Le due forme più comuni sono la chat sui contratti, bandi e normative e l’assistente interno su manuali e procedure per chi entra in azienda. Se i documenti devono restare in azienda, l’AI locale parte da 2.900 € più IVA, hardware escluso. Dopo la consegna niente canone: aggiornamenti come assistenza a chiamata. Per vedere come si presenta il flusso c’è una demo (simulazione), a regole nel browser, senza modelli AI.

Errori da evitare

• Consegnare l’intero server «così vede tutto»: vede tutto e risponde a caso.
• Comprare prima di aver scritto le domande: senza test, «funziona» lo decide chi vende.
• Lasciare due versioni dello stesso documento nella cartella.
• Nessun nome accanto ai documenti: nessuno li aggiorna.
• Caricare contratti e dati di clienti nel cloud senza averlo deciso e scritto.
• Accettare un assistente senza le tre domande a cui deve rispondere «non lo so».

Come si parte

Scrivimi su WhatsApp o mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it: l’indice della cartella, anche in bozza, e cinque delle venti domande. Ti dico in un giorno se il materiale regge un pilota o cosa manca. Il primo confronto è gratuito.