Copilot, Gemini o ChatGPT per una PMI: differenze pratiche, non di marketing

Rispondi in fretta: cinque domande e sai già dove pende la bilancia

Rispondi sì o no: il quiz toglie di mezzo le opzioni che non ti riguardano.

1. Posta e documenti dell’azienda stanno in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint)?
2. Stanno invece in Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Fogli, Meet)?
3. Il lavoro per cui vuoi l’AI è soprattutto scrivere, riassumere, tradurre e ragionare su testi, più che cercare nei file aziendali?
4. Qualcuno in azienda usa già ChatGPT o un altro strumento con un account personale?
5. Sai dire, senza cercare, se il piano che stai per comprare esclude i vostri dati dall’addestramento dei modelli?

Sì alla 1: Copilot parte in vantaggio, vede già i vostri file. Sì alla 2: lo stesso vale per Gemini. Sì alla 3 con file sparsi: ChatGPT è il candidato naturale. Sì alla 4: c’è un problema di dati da sistemare prima di scegliere. No alla 5: non comprare nulla finché non l’hai letto sulla pagina ufficiale del piano.

Dove vive ciascuno, e perché è la differenza che conta

Copilot vive dentro Microsoft 365: lo apri in Word, Excel, Outlook e Teams e lavora sui file di OneDrive e SharePoint e sulla posta. Non devi spostare nulla; il rovescio è che vede quello che la persona può già aprire: se i permessi delle cartelle sono in disordine da anni, lo rende visibile in un pomeriggio.

Gemini vive dentro Google Workspace: Gmail, Docs, Fogli, Meet e Drive. Stesso ragionamento, stesso rovescio. Chi non ha l’azienda su Google non ha motivo di adottarlo per l’AI.

ChatGPT è uno strumento a parte, sul web e nelle app, indipendente dalla suite. Si collega a Drive o SharePoint solo se lo configuri; per il resto lavora su quello che incolli, carichi o descrivi. È il più libero per scrivere e ragionare, ma è un posto in più dove finiscono i dati.

I modelli sotto cambiano ogni pochi mesi; le tre collocazioni restano. Per questo la scelta parte dalla suite, non dalle classifiche.

Dati e impostazioni: cosa leggere prima di firmare

La differenza tra versione personale e versione aziendale non è la potenza, sono le regole sui dati. Nei piani aziendali di tutti e tre i fornitori dichiarano di non usare i dati dei clienti per addestrare i modelli e offrono un pannello di amministrazione; negli account personali, di norma, le conversazioni possono servire a migliorare i modelli salvo che l’utente lo disattivi. Queste condizioni cambiano: vanno lette sul sito ufficiale del piano, quel giorno, e verificate nelle impostazioni.

Tre controlli, qualunque sia lo strumento:

• Chi amministra. Se la risposta è «ognuno il suo account», non è un piano aziendale.
• Cosa resta quando una persona esce. Storico e file caricati: nei piani aziendali restano all’azienda, negli account personali no.
• Cosa si può incollare. Nessuna impostazione sostituisce una regola scritta di una pagina: dati di clienti sì o no, e in quale strumento. Questa parte nessun fornitore la fa per te.

Costi per utente: perché non trovi cifre qui

Tutti e tre si pagano a persona al mese, la versione aziendale più di quella personale, e a volte l’assistente è incluso in un piano della suite che avete già. Le cifre cambiano più volte l’anno: scriverle qui vorrebbe dire darti un numero vecchio. Leggile sui listini ufficiali di Microsoft, Google e OpenAI e fai un solo conto: costo annuo per le persone che lo useranno davvero.

Cosa dicono i dati sull’uso reale nelle imprese

L’Istat, nel rapporto «Imprese e ICT 2025» del 15 dicembre 2025, scrive che il 16,4% delle imprese con almeno 10 addetti usa almeno una tecnologia AI e che gli usi più diffusi sono l’estrazione di informazioni da documenti (70,8%) e l’AI generativa (59,1%). Sono le due cose per cui si comprano questi strumenti.

L’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano, il 21 maggio 2026, aggiunge il dato che spiega molti abbonamenti inutilizzati: solo il 7% delle PMI ha avviato una formazione strutturata sull’AI. Lo strumento si compra in dieci minuti; il modo di usarlo, no.

Cosa cambia in pratica, reparto per reparto

• Amministrazione. Riassumere email lunghe, bozza di un sollecito, date da un contratto. Copilot o Gemini se la posta è nella loro suite; ChatGPT se si lavora incollando.
• Commerciale. Bozze di offerte da una richiesta, riscrittura in inglese, riepilogo di una trattativa. Nessuno dei tre manda un’offerta al posto tuo, e non deve.
• Ufficio tecnico e produzione. Ricerca in manuali e procedure, istruzioni di lavoro, verbali di riunione. La suite ha i file già lì; ChatGPT interroga subito un PDF caricato.
• Studi professionali. Prime bozze di pareri e lettere, checklist, riassunti di normativa. La domanda sui dati pesa più che altrove: piano aziendale e regola scritta prima di tutto. Dell’obbligo di informare i clienti parlo in una guida a parte.

In tutti i casi lo strumento propone, la persona controlla e firma: la responsabilità non si sposta.

Come decido io

Seguo quest’ordine:

1. Dove stanno posta e file. Se in Microsoft 365 o Google Workspace, il primo strumento è quello della suite: evita di spostare dati e di aprire un posto in più.
2. Cosa deve fare il team nei primi tre mesi. Se è quasi tutto scrittura e analisi, ChatGPT si aggiunge o sostituisce, con piano aziendale.
3. Chi lo userà davvero. Cinque persone che lo usano ogni giorno valgono più di trenta licenze.
4. Le regole sui dati del piano scelto, lette quel giorno sul sito ufficiale, più una regola interna di una pagina.
5. Una prova di tre settimane su cinque compiti veri, con una persona che raccoglie i dubbi. Poi si decide se allargare.

Non rivendo licenze: le comprate voi, a listino.

Cosa faccio io

• Se vuoi che il team lo usi davvero: adozione di Copilot, Gemini o ChatGPT in team, con impostazioni, regola sui dati e prime abitudini.
• Se vuoi capire cosa fa ChatGPT in un ufficio prima di comprarlo: ChatGPT per aziende.
• Se serve una mezza giornata o una giornata sui casi reali: formazione AI in azienda, 900 € + IVA per la mezza giornata (4 ore, fino a 8 persone), 1.600 € + IVA per la giornata intera.
• Se serve la regola scritta e l’elenco degli strumenti in uso: policy AI aziendale e registro degli strumenti, 600 € più IVA.

Errori da evitare

• Scegliere dalla classifica dei modelli. Tra sei mesi sarà cambiata; la suite in cui vivete no.
• Comprare licenze per tutti il primo giorno. Meglio cinque persone che lo usano davvero e allargare dopo.
• Lasciare gli account personali. Dati di clienti fuori controllo e storico che se ne va con la persona.
• Fidarsi della brochure sui dati. La frase «non addestriamo sui vostri dati» va trovata nella pagina ufficiale del piano e verificata nelle impostazioni.
• Saltare la formazione. È il modo più sicuro per avere un abbonamento che nessuno apre dopo il secondo mese.

Come si parte

Dimmi dove stanno posta e file, quante persone lo userebbero e tre lavori ripetitivi da alleggerire: scrivimi su WhatsApp o mandami due righe via email a info@cangrandeai.it. Ti rispondo per iscritto con lo strumento da cui partirei e il motivo. Il primo confronto è gratuito.