Quanto costa un’automazione AI per una PMI: le fasce di mercato osservate (2026)

Cosa dicono davvero i listini pubblici e le richieste delle PMI

Il 30 settembre 2026 ho letto le pagine prezzi pubbliche di fornitori italiani di automazione e AI: freelance, agenzie, software house, servizi in abbonamento. Non è un’indagine di mercato: sono cifre pubblicate, prese così come stanno.

• Freelance a ore: 50-90 € l’ora; un workflow medio 400-2.000 €; un agente 2.000-6.000 € (Nest, articolo del 13 agosto 2026).
• Automazione singola: 500-2.000 € se semplice, 3.000-10.000 € con una logica di decisione dentro (UKI Design).
• Assistente WhatsApp o chatbot: 1.500 € di attivazione più 150 € al mese per almeno 12 mesi, oppure 2.900 € una tantum (AutomIA); chatbot da 2.000 € (AGstudio); software in abbonamento tra 79 e 199 € al mese (mivAI, Bencall).
• Progetto «base»: 3.000-5.000 €; progetto complesso 15.000-30.000 € (Voler.ai); low-code 2.000-8.000 € più 200-800 € al mese (Castaldo Solutions).
• Assistente sui documenti (RAG): 5.000-15.000 € (guida TeamLab/Reperix, luglio 2026).
• Cruscotto sui dati: da 4.500 € (Kanji Lab).
• Canoni ricorrenti: 290-690 € al mese dopo un corso, 350 € al mese per un «AI partner», fino a 2.000 € al mese per le operazioni.

Dall’altra parte c’è chi compra. ProntoPro pubblica nel 2026 le richieste spontanee delle PMI nella categoria «sviluppo intelligenza artificiale»: budget dichiarati tra 500 e 3.000 €, con la consulenza sull’automazione a 500-1.500 €, un chatbot a 2.000 €, un servizio clienti su WhatsApp a 1.000-3.000 €.

Il punto è tutto qui: chi compra ragiona in centinaia o poche migliaia di euro; molti listini partono dove il budget del titolare finisce. Nessuno dei due ha torto: sono lavori diversi chiamati con lo stesso nome.

Cosa c’è dentro un prezzo (e perché due preventivi da 3.000 € non sono uguali)

Un preventivo di automazione scritto bene contiene sei voci. Uno scritto male le contiene lo stesso, nascoste nel totale.

1. Analisi: capire il processo sugli esempi reali e decidere cosa automatizzare.
2. Costruzione: il flusso vero e proprio, in codice o in uno strumento come n8n o Make.
3. Integrazione: far parlare il flusso con gestionale, posta e fogli. È la voce che fa oscillare di più il prezzo.
4. Messa a punto: le settimane in cui il flusso incontra i casi veri e va corretto. Se non è scritta, di solito si paga a parte.
5. Costi terzi: modelli AI a consumo, licenze, numero WhatsApp Business. Devono restare intestati a te.
6. Dopo: chi mette le mani sul flusso quando cambia il gestionale, e a quanto.

Prima di confrontare i totali, chiedi a ogni fornitore quali di queste sei voci ci sono, quali mancano e quali si pagano a parte.

I canoni: quando hanno un senso e perché io non li faccio

Sui listini il canone è ovunque: 150 € al mese sull’assistente, 200-800 € al mese sul low-code, 290-2.000 € al mese di «partnership». Ha senso in un caso solo: quando compri un software che gira sui server di qualcun altro (l’abbonamento a 79-199 € al mese è il prezzo del prodotto).

Quando il flusso gira sui tuoi account, il canone paga una disponibilità che spesso non usi. Sommalo sull’anno: 1.500 € più 150 € al mese per un anno fanno 3.300 €, non 1.500. Un preventivo con canone si confronta sull’anno, mai sull’attivazione.

Io non faccio canoni. Il flusso è tuo, con codice, accessi e documentazione. Quando serve una mano dopo, c’è l’assistenza a chiamata in blocchi di 10 ore a 750 €: paghi le ore che usi, e se in un anno non ne usi nessuna non paghi niente.

Cosa cambia in pratica per una PMI o uno studio

Se il problema è un flusso solo (le richieste via email da ricopiare nel gestionale, i solleciti dei documenti, il preventivo che parte da un listino), il lavoro sta nella fascia 400-2.000 € dei listini e dentro il budget che le PMI dichiarano. Un progetto da 15.000 € per quel problema è un contenitore da riempire dopo.

Se il problema tocca tre reparti, due programmi e un archivio di documenti, la fascia è quella dei progetti da 3.000-5.000 € in su e degli assistenti sui documenti da 5.000-15.000 €. Lì la domanda giusta non è «quanto costa» ma «da quale pezzo partiamo per capire se funziona».

Per uno studio professionale c’è una voce in più: la legge 132/2025 chiede ai professionisti di informare i clienti quando usano sistemi AI nella prestazione, quindi nel preventivo deve esserci scritto quale modello viene usato e dove vanno i dati.

Cosa faccio io, a prezzo scritto

I miei prezzi stanno tutti nella pagina dei prezzi, IVA esclusa, e si leggono sulle stesse fasce.

• Un flusso solo: il pilota a prezzo fisso a 890 €, criterio di successo scritto prima e messa a punto inclusa; se il criterio non è raggiunto, il saldo non si paga. Sta dentro i budget dichiarati su ProntoPro.
• Un assistente su un canale (WhatsApp o email, integrato sul gestionale): 2.200 € una tantum, niente canone, modelli a consumo indicativamente 5-30 € al mese.
• Un sistema su misura: da 4.500 €, nella fascia bassa dei progetti «base», e sempre dopo un pilota che ha dimostrato che il pezzo centrale funziona.
• Un cruscotto automatico: da 1.900 €.
• Prima di tutto: l’audit dei processi automatizzabili a 490 €, scalato dal primo pilota; oppure 80 € l’ora per lavori aperti, dove un prezzo fisso sarebbe una scommessa.
• Se hai già un preventivo di qualcun altro: il secondo parere scritto a 240 €, un’ora di lettura tecnica e un parere che puoi girare al fornitore così com’è. Non faccio controfferte.

Esempio dimostrativo — Immagina uno studio con tre persone che riceve ogni giorno una ventina di email con documenti da smistare e sollecitare. Un’agenzia propone 6.000 € più 200 € al mese per un «assistente documentale». Letto voce per voce: lo smistamento è un flusso solo, nella fascia del pilota; l’assistente sui documenti è un secondo lavoro, da decidere dopo; il canone sull’anno porta il totale a 8.400 €. Con un pilota a 890 € lo studio scopre in un mese se il flusso regge (esempio, non un caso reale).

Errori da evitare con un preventivo in mano

• Confrontare i totali invece delle sei voci: due totali uguali possono contenere lavori diversi.
• Guardare l’attivazione e non i dodici mesi: il canone decide il prezzo vero.
• Comprare il sistema prima del flusso: un progetto da 15.000 € senza un pezzo provato è una promessa, un pilota è una prova.
• Non chiedere il criterio: se il preventivo non dice quando il lavoro è riuscito, lo deciderà il fornitore a fine lavoro.
• Lasciare i costi terzi nel vago: modelli, licenze, numero WhatsApp, intestati a te e con una stima al mese.
• Firmare senza sapere dove vanno i dati: quale modello, quale server, cosa resta in azienda.

Se hai un preventivo e vuoi un parere, o vuoi capire in quale fascia sta il tuo problema prima di chiederne uno, scrivimi su WhatsApp o mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it: due righe sul processo e il preventivo in PDF, anche con i nomi coperti.