Cruscotto automatico: i numeri dell’azienda ogni mattina, senza Excel a mano

Il giorno in cui scopri il problema è già tardi

Un titolare di una PMI ha in testa la sua azienda, ma i numeri li vede a intervalli: quando il commercialista chiude il trimestre, quando l’amministrazione trova un pomeriggio per l’Excel, quando qualcuno chiede «ma quanto abbiamo venduto di quella linea?». In mezzo ci sono settimane in cui un cliente ha smesso di pagare, una famiglia di prodotto sta andando sotto margine o i resi sono raddoppiati, e nessuno lo sa perché nessuno ha guardato.

Il dato esiste. Sta nel gestionale, nell’e-commerce, in Google, in due o tre fogli che vivono sul computer di una persona. Il lavoro di raccoglierlo e metterlo insieme è manuale, noioso e sempre rimandabile. Così si rimanda. Il bisogno di un cruscotto nasce quasi sempre dopo una brutta sorpresa: un insoluto grosso scoperto a novanta giorni, un margine sparito su un prodotto che «andava benissimo», un fine mese che non torna con quello che si pensava.

Cosa ti consegno

Una pagina web, protetta da accesso, che ogni mattina mostra fino a 10 indicatori aggiornati alla notte prima. Non venti grafici colorati: i pochi numeri che ti servono per decidere, scelti insieme prima di partire. Tipicamente un titolare vuole vedere vendite del mese contro lo stesso mese dell’anno scorso, ordini in portafoglio, incassi scaduti per cliente, margine per famiglia di prodotto, resi, magazzino fermo.

Il cruscotto lo costruisco con Looker Studio, Metabase o uno strumento equivalente, nella versione gratuita. Dietro c’è un flusso che legge i dati dalle fonti (gestionale, e-commerce, Google Ads o Analytics, fogli) a orario fisso, li mette in una tabella ordinata e li serve al cruscotto. Ogni lunedì arriva via email un riepilogo con i numeri della settimana e le anomalie: un cliente che ha superato la soglia di scaduto, un prodotto sotto margine, un calo anomalo. Il riepilogo lo scrivo con un modello AI (Claude o GPT, a seconda del caso) su regole che decidiamo insieme, in italiano piano, e ogni riga cita il numero da cui nasce.

Alla consegna ti do tutto: il cruscotto nel tuo account, il codice del flusso, la documentazione di dove leggo ogni dato e come si cambia un indicatore. Nessuna dipendenza da me.

Dentro il prezzo, e cosa resta fuori

Compreso nel prezzo:

• un incontro di un’ora con il titolare per scegliere gli indicatori e le soglie di allarme (vale più di ogni altra cosa: un cruscotto con gli indicatori sbagliati non lo guarda nessuno);
• il collegamento fino a tre fonti di dati;
• il flusso di aggiornamento notturno, con un avviso automatico se una fonte non risponde;
• il riepilogo settimanale via email;
• una pulizia leggera dei dati (formati di data, decimali, nomi di categorie scritti in tre modi);
• documentazione e consegna di codice e accessi.

Non compreso:

• licenze di strumenti di business intelligence a pagamento (non servono);
• la pulizia storica pesante delle anagrafiche: doppioni, partite IVA sbagliate, codici prodotto duplicati. È un lavoro a sé, che descrivo nella pagina sulla pulizia delle anagrafiche clienti e fornitori;
• modifiche al gestionale;
• il controllo delle decisioni: il cruscotto ti mostra che un cliente è a 90 giorni di scaduto, non decide se bloccargli le consegne.

Da dove prendo i dati

Il cruscotto vale quanto le fonti che lo alimentano. Prima di scrivere il prezzo verifico come escono i dati da ogni programma:

• Gestionale: API se ci sono, altrimenti un export programmato (CSV o Excel salvati in una cartella a orario fisso) o l’accesso in sola lettura al database. La maggior parte dei gestionali italiani ha almeno una di queste tre strade.
• E-commerce: Shopify, WooCommerce, PrestaShop e simili hanno API pronte.
• Google: Analytics, Ads e Search Console si collegano direttamente.
• Fogli: Google Sheets ed Excel condivisi si leggono senza problemi, purché la struttura resti stabile (colonne che non cambiano nome ogni mese).

Serve una persona in azienda che sappia dove stanno i dati e possa darmi gli accessi: di solito è il responsabile amministrativo. Se i programmi non si parlano tra loro e i dati sono ricopiati a mano da uno all’altro, prima conviene sistemare quel passaggio: ne parlo nella pagina su come collegare gestionale, email, fogli e CRM.

Tempi, e da cosa dipendono

Dall’incontro sugli indicatori alla prima versione del cruscotto passano in genere due o tre settimane. Poi lo guardi per due settimane e lo aggiustiamo: quasi sempre un paio di indicatori si rivelano inutili e ne spunta uno che non avevamo previsto. La messa a punto è compresa.

Le dipendenze che allungano i tempi sono tre: un gestionale che non espone i dati (lo scopro prima e te lo dico), fogli che cambiano struttura in corsa, e la disponibilità del titolare per l’incontro iniziale e per il giro di prova.

Il prezzo, e cosa succede dopo

Il cruscotto automatico parte da 1.900 € + IVA: massimo 10 indicatori, fino a tre fonti, riepilogo settimanale. Oltre le tre fonti, o se serve costruire un export che non esiste, il prezzo lo scrivo caso per caso a 80 € l’ora, prima di partire. Pagamento: 50% alla partenza, 50% alla consegna.

Dopo la consegna non c’è nessun canone. Il cruscotto gira da solo; quando cambia qualcosa (nuovo gestionale, nuovo indicatore, un foglio spostato) intervengo a chiamata: 80 € l’ora, oppure un blocco di 10 ore a 750 € da consumare quando serve. I dettagli sono nella pagina sull’assistenza a chiamata. Per confrontare questo prezzo con gli altri lavori che faccio c’è la pagina su quanto costa automatizzare una PMI.

Esempio dimostrativo: quattro indicatori per un’azienda che produce

Esempio dimostrativo — Immagina un’azienda di componenti meccanici con una ventina di persone, un gestionale usato da dieci anni e un foglio Excel per i resi. Il titolare guarda i numeri ogni fine mese e ogni tanto scopre un cliente a 120 giorni di scaduto.

Scegliamo quattro indicatori: ordini in portafoglio per settimana di consegna, incassi scaduti per cliente con soglia a 60 giorni, margine per famiglia di prodotto sugli ultimi 90 giorni, resi per causale. Il gestionale esporta ogni notte tre CSV in una cartella; il foglio dei resi resta dov’è, con le colonne bloccate. Il flusso li legge, li ordina, li carica in Metabase installato su un piccolo server in azienda.

Il lunedì mattina il titolare riceve un’email di dieci righe: due clienti sopra soglia, una famiglia di prodotto scesa sotto il margine minimo da tre settimane, resi stabili. Prima, quella famiglia sotto margine l’avrebbe vista a fine trimestre. Il costo: il cruscotto base a 1.900 €, più qualche ora per l’export che il gestionale non aveva pronto (esempio, non un caso reale).

Quando il cruscotto non serve

Se hai meno di cinque persone e un solo programma, probabilmente ti basta imparare due report del gestionale che già esistono: te lo dico nell’incontro iniziale, senza farti spendere 1.900 €. Non serve nemmeno se i dati non stanno da nessuna parte, cioè se ordini e incassi vivono nella testa del titolare o su carta: lì prima serve un gestionale, o almeno un foglio tenuto con disciplina.

Non conviene se nessuno lo guarderà. Un cruscotto è utile se il titolare o il responsabile lo aprono davvero al mattino e cambiano qualcosa in base a quello che vedono.

E resta a carico tuo la parte che nessun cruscotto fa: decidere. I numeri ti dicono che un cliente è in ritardo, non se chiamarlo o bloccarlo; ti dicono che un prodotto è sotto margine, non se alzare il prezzo o smettere di farlo. Il controllo e la responsabilità delle scelte restano del titolare.

Come si parte

Scrivimi su WhatsApp o mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it con tre cose: quale gestionale usi, le tre domande a cui vorresti rispondere ogni mattina, e uno screenshot o un export (anche anonimizzato) di un report che oggi fai a mano. Il primo confronto è gratuito: ti dico se il cruscotto ha senso per te, quali fonti si possono collegare e ti scrivo il prezzo preciso. Se i processi dell’ufficio sono più di uno e vuoi un quadro d’insieme, parti dalla pagina sull’AI e automazione per l’ufficio di una PMI che produce.