Anagrafiche clienti e fornitori pulite, con partite IVA verificate e doppioni proposti in unione

Il giorno in cui l’anagrafica sporca presenta il conto

Un’anagrafica non si sporca in un giorno. Si sporca in dieci anni di inserimenti fatti di fretta: il commerciale crea «Rossi Srl» perché non trova «ROSSI S.R.L.», l’amministrazione corregge l’indirizzo su uno dei due record e non sull’altro, un fornitore cambia partita IVA dopo una fusione e la vecchia resta lì.

Di solito il momento è uno di questi tre. Un cambio di gestionale, quando l’import nel sistema nuovo respinge centinaia di righe o, peggio, le accetta tutte e trasferisce il disordine. Una campagna verso i clienti, quando le email rimbalzano a decine e i solleciti arrivano al referente che ha lasciato l’azienda cinque anni fa. Un controllo, quando la fattura elettronica viene scartata per una partita IVA inesistente e si scopre che il record era sbagliato dal primo giorno.

A quel punto si sistema il record che ha dato problema oggi e si rimanda il resto. Questo servizio esiste per fare il resto.

Cosa ricevi alla fine del lavoro

Tre cose, tutte leggibili senza competenze tecniche.

Il rapporto. Quanti record hai, quanti doppioni probabili ho trovato e con quale grado di somiglianza, quante partite IVA non superano il controllo formale, quante non risultano nel VIES, quanti CAP non corrispondono al comune, quante email hanno un formato impossibile o un dominio che non esiste più.

Il file delle correzioni proposte. Una riga per ogni intervento: record originale, valore proposto, motivo, colonna «approvo» da spuntare. I doppioni compaiono accoppiati, con le differenze campo per campo e la proposta di quale tenere.

Le regole di unione, scritte. Una pagina che spiega quando due ragioni sociali sono «la stessa», quale record vince in caso di conflitto, come si scrivono d’ora in poi nomi e indirizzi perché il problema non si riformi. Serve anche a chi inserirà i record nuovi dopo di me.

Dopo la tua approvazione faccio l’import nel gestionale e ti consegno il backup dell’anagrafica com’era prima.

Come lavora il flusso, passo per passo

1. Export. Mi mandi le anagrafiche in CSV o Excel; in questa fase non tocco il gestionale.
2. Normalizzazione. Spazi doppi, maiuscole, sigle societarie (Srl, S.r.l., S.R.L.), abbreviazioni negli indirizzi.
3. Ricerca dei doppioni. Confronto per somiglianza, non solo per uguaglianza: stessa partita IVA con nome diverso, stesso nome con indirizzo diverso, nomi quasi uguali con lo stesso telefono. Ogni coppia riceve un punteggio; sotto una soglia concordata non la propongo.
4. Verifica delle partite IVA. Controllo formale della cifra di controllo, poi interrogazione del servizio VIES pubblico per ognuna.
5. CAP e comuni. Confronto con l’elenco dei CAP italiani; correzione proposta quando è univoca.
6. Email. Controllo del formato e del dominio (se il dominio non ha più un server di posta, l’indirizzo rimbalzerà di sicuro). Non invio email di prova ai tuoi clienti.
7. Rapporto, confronto di mezz’ora sui casi dubbi, approvazione, import. Alla fine verifico che il conteggio torni.

Uso un modello AI reale solo dove serve giudizio («Officina Meccanica F.lli Bianchi» e «Bianchi Fratelli Officina»); il resto sono regole deterministiche, spiegate nel rapporto.

Dentro il pilota e fuori dal pilota

Compreso: analisi completa dell’export, ricerca dei doppioni, verifica delle partite IVA, controlli su CAP, comuni ed email, rapporto, file delle correzioni, regole di unione scritte, mezz’ora di confronto sui casi dubbi, import dopo approvazione e backup di partenza.

Fuori: la decisione su quale record tenere, che spetta all’azienda, perché solo chi conosce i clienti sa se «Rossi Srl» di Verona e «Rossi Srl» di Villafranca sono la stessa impresa trasferita o due imprese diverse. Fuori anche il recupero di dati che nel gestionale non ci sono (se un cliente non ha l’email, non la invento) e l’unione di anagrafiche da più gestionali, che si preventiva a parte.

Se il lavoro nasce da un cambio di gestionale, la pagina sull’integrazione tra gestionale, email, fogli e CRM spiega come proseguo dopo la pulizia.

Cosa mi serve da te per cominciare

• L’export con tutti i campi, anche quelli che ti sembrano inutili: il codice interno e la data dell’ultimo movimento sono spesso decisivi per scegliere quale doppione tenere.
• Nome e versione del gestionale, e se ha una funzione di import massivo.
• Una persona in amministrazione che conosca i clienti e risponda in un paio di giorni.
• Le tue regole già esistenti, anche informali («i clienti esteri li inseriamo così»).
• Per l’import finale, un accesso al gestionale o una persona che lo faccia con me a fianco.

Nessun software nuovo, nessuna licenza.

Tempi, e da cosa dipendono

Con l’export in mano, rapporto e file delle correzioni arrivano in genere entro una o due settimane per una base fino a 5.000 record. Il tempo dopo dipende quasi solo da te: un file con 200 doppioni si approva in un pomeriggio se le regole sono chiare.

L’import è questione di ore se il gestionale ha una funzione di importazione decente. Se non ce l’ha, o se deve intervenire il fornitore del software, lo dico prima e lo scrivo nel preventivo.

Prezzo, criterio di successo e cosa succede dopo

Il servizio si vende come pilota a prezzo fisso: 890 € + IVA fino a 5.000 record, 50% alla partenza e 50% alla consegna. Prima di iniziare scrivo con te il criterio di successo, per esempio: «ogni partita IVA presente nell’export è verificata e ogni doppione proposto ha una regola che lo giustifica». Se il criterio non è raggiunto, il saldo non si paga.

Oltre i 5.000 record, o con più gestionali da unire, faccio un preventivo a 80 € l’ora dopo aver visto l’export.

Dopo l’import non c’è nessun canone. Se vuoi un controllo periodico sullo stesso export, o se tra un anno l’anagrafica va ripassata, si usa l’assistenza a chiamata a blocchi di ore: 10 ore a 750 € + IVA, da consumare quando servono.

Esempio dimostrativo — un gestionale di dodici anni

Esempio dimostrativo — Immagina un’azienda metalmeccanica della provincia di Verona con 3.200 clienti nel gestionale, inseriti da tre persone diverse in dodici anni. L’amministrazione si accorge del problema preparando l’invio dei nuovi listini: circa un’email su dieci torna indietro.

Dall’export, il flusso trova 240 doppioni probabili, per lo più stessa partita IVA con ragione sociale scritta in modo diverso; 31 partite IVA che non passano il controllo formale, quasi tutte per una cifra invertita; una cinquantina di CAP che non corrispondono al comune; e qualche centinaio di email con un dominio che non esiste più.

L’amministrazione impiega un pomeriggio a spuntare il file: la regola «tiene il record con l’ultimo movimento più recente» risolve da sola nove doppioni su dieci, il resto lo decide chi conosce i clienti. Dopo l’import l’anagrafica scende sotto i 3.000 record, tutti con partita IVA verificata, e il listino parte con i rimbalzi ridotti a pochi casi isolati. (Esempio, non un caso reale.)

Per altri flussi d’ufficio di questo tipo, vedi la pagina sull’AI e automazione per la manifattura; se il problema a valle sono i solleciti mandati alle persone sbagliate, c’è la pagina sui solleciti di pagamento automatici.

Quando non conviene

• Meno di qualche centinaio di record. Un pomeriggio con un filtro di Excel costa meno del pilota; te lo dico al primo confronto, gratuito.
• Gestionale senza import e fornitore che non collabora. Il rapporto ti dice cosa correggere, ma le correzioni le dovresti battere a mano: valuta prima con il fornitore.
• Nessuno in azienda che possa decidere sui doppioni. Il flusso propone, non decide; senza una persona che approva, il file resta un file.
• Il problema è il processo, non i dati. Se ogni settimana entrano dieci record nuovi senza regole, tra sei mesi sei al punto di partenza: prima le regole di inserimento, poi la pulizia.

Resta sempre a carico tuo la decisione finale su ogni unione, la responsabilità dei dati che vanno in fattura e il controllo che dopo l’import i conteggi tornino. Io preparo, verifico e carico; non decido al posto dell’amministrazione.

Come si parte

Mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it: bastano venti o trenta righe dell’export (anche con i nomi oscurati) e il nome del gestionale. Oppure scrivimi su WhatsApp e dimmi quanti record hai e cosa ti ha fatto accorgere del problema. Ti rispondo dicendo se il pilota ha senso per la tua base e cosa scriverei come criterio di successo.