Preventivi B2B in bozza dalle richieste email, con il vostro listino

Il preventivo che aspetta tre giorni è quello che il cliente non aspetta

In una PMI che vende a listino o con configurazioni ricorrenti (componenti, impianti, arredo, packaging) le richieste di offerta arrivano quasi tutte via email. Poche sono complete: manca la quantità, il codice è scritto a memoria, la destinazione non c’è, il cliente chiede «come l’ultima volta» senza dire quale. Il commerciale apre la mail, cerca il cliente nel gestionale, ricostruisce il carrello, controlla lo sconto, fa i conti, impagina l’offerta e scrive la risposta. Venti minuti quando va bene, un’ora quando l’email è un elenco a mano con tre allegati.

Il problema nasce quando il commerciale è uno solo, o quando chi quota è anche chi vende. Le richieste si accumulano, le risposte partono dopo due o tre giorni e il cliente, che ha scritto anche a due concorrenti, compra da chi risponde prima. Non è un problema di prezzo: è un problema di coda.

Secondo l’Istat («Imprese e ICT 2025»), tra le imprese che usano l’AI l’uso più diffuso è proprio l’estrazione di informazioni da documenti (70,8%): leggere una richiesta e tirarne fuori i dati è il caso d’uso più maturo.

Cosa ti consegno: dalla mail alla bozza nel tuo modello

Costruisco un flusso che fa, in ordine, quello che oggi il commerciale fa a mano:

1. Legge la richiesta in arrivo sulla casella commerciale, testo e allegati compresi (PDF, Excel, foto di un elenco scritto a mano dove la qualità lo permette).
2. Estrae i dati: cliente, codici o descrizioni, quantità, destinazione, tempi richiesti, riferimenti a offerte precedenti.
3. Segnala cosa manca. Se la quantità non c’è o il codice non trova corrispondenza nel listino, il flusso non inventa: produce l’elenco delle informazioni da chiedere e la mail per chiederle.
4. Applica listino e regole: prezzi di listino, sconti concordati per cliente, minimi d’ordine, scaglioni, trasporto, validità dell’offerta. Le regole le scriviamo insieme in una pagina prima di partire.
5. Produce la bozza di offerta nel vostro modello Word o PDF, con la vostra intestazione, le vostre note e condizioni.
6. Prepara la mail di risposta, breve, nel tono che usate, con la bozza allegata.

Il commerciale trova nelle bozze della posta l’offerta pronta e la mail da inviare: la legge, la corregge se serve, la manda. Sul sito c’è una simulazione del flusso che gira nel browser, a regole, senza modelli AI: rende l’idea di cosa entra e cosa esce.

Dentro il pilota e fuori dal pilota

Incluso nel pilota (890 €): un flusso su una casella email, un listino, un modello di offerta; le regole commerciali codificate; la gestione dei casi incompleti; la messa a punto su un mese di richieste reali; un criterio di successo scritto prima (per esempio: «su 30 richieste, almeno 24 bozze pronte senza correzioni di prezzo»); una mezza giornata con chi userà il flusso.

Incluso nel sistema su misura (da 4.500 €): tutto il pilota, più la lettura di anagrafiche e condizioni cliente dal gestionale o dal CRM, la registrazione automatica dell’offerta emessa, più modelli di offerta o più listini, l’aggancio con il follow-up commerciale delle offerte per non perdere le quotazioni inviate.

Escluso: i prezzi calcolati su distinta base complessa (prodotto configurato da decine di componenti con vincoli tecnici tra loro). Lì la logica sta nel configuratore, non nell’email: si valuta caso per caso, spesso a partire dall’audit dei processi automatizzabili. Esclusa la trattativa: il flusso applica le regole che avete deciso, non ne inventa.

Cosa mi serve da te prima di iniziare

• Il listino in formato leggibile: Excel, CSV o un’esportazione dal gestionale. Se vive solo in un PDF impaginato, lo trasformiamo prima.
• Il modello di offerta che usate oggi, in Word o come PDF di esempio.
• Le regole commerciali scritte: sconti per cliente o per fascia, minimi, trasporto, validità, arrotondamenti. Se sono in testa al titolare, le tiriamo fuori in un’ora di intervista.
• Una ventina di richieste reali già evase, con le offerte che avete mandato: servono a tarare il flusso e a definire il criterio di successo.
• L’accesso alla casella commerciale (o una casella dedicata a cui inoltrare le richieste) e, per il sistema su misura, l’accesso in lettura al gestionale o al CRM.

Per capire se l’azienda è pronta c’è la checklist per un pilota.

Quanto ci vuole e da cosa dipende

Il pilota richiede in genere tre o quattro settimane dall’arrivo del materiale: una per codificare listino e regole e costruire la prima versione, poi due o tre di prova sulle richieste vere, con correzioni man mano. Il tempo dipende da quanto è pulito il listino, da quanto sono chiare le regole e da quanto in fretta chi usa il flusso mi segnala le bozze sbagliate. L’intoppo più frequente è il listino: codici duplicati, descrizioni diverse per lo stesso articolo, prezzi vecchi. Se emerge, lo sistemiamo prima, come nella pulizia delle anagrafiche.

Per il sistema su misura i tempi dipendono dal gestionale: se espone i dati (API, esportazioni programmate, database accessibile) si aggiungono due o tre settimane; se non li espone, lo dico subito e cerchiamo un’alternativa.

Prezzo scritto prima, e cosa succede dopo la consegna

• Pilota a prezzo fisso: 890 € + IVA, un flusso, criterio di successo scritto prima, messa a punto inclusa. Se il criterio non viene raggiunto, il saldo non si paga. Come funziona nel dettaglio è nella pagina del programma pilota.
• Sistema su misura con integrazione CRM o gestionale: da 4.500 € + IVA, preventivo scritto dopo il pilota o dopo l’audit.
• Costi dei modelli AI: a consumo, indicativamente 5-30 € al mese per un ufficio commerciale, pagati direttamente al fornitore del modello.
• Pagamento: 50% alla partenza, 50% alla consegna.

Dopo la consegna non c’è canone. Il listino lo aggiornate voi cambiando il file. Per nuove regole o casi che il flusso non gestisce c’è l’assistenza a chiamata: un blocco di 10 ore a 750 €, da consumare quando serve, senza abbonamento.

Esempio dimostrativo: 15 richieste a settimana, 400 codici

Esempio dimostrativo — Immagina un’azienda di componenti per impianti con un commerciale interno, un listino di 400 codici e una quindicina di richieste di offerta a settimana. Oggi ogni richiesta porta via in media mezz’ora: circa sette ore a settimana, e nei periodi pieni le offerte partono con due giorni di ritardo.

Con il flusso, il commerciale apre ogni mattina le bozze pronte: dieci su quindici sono complete e le invia dopo una lettura di cinque minuti l’una; tre hanno un dato mancante e la mail di richiesta al cliente è già scritta; due sono casi particolari che quota a mano come prima. Il tempo sulle richieste scende a un paio d’ore a settimana e le risposte partono in giornata. Criterio di successo possibile: «almeno 8 richieste su 10 quotabili senza toccare il prezzo». (esempio, non un caso reale)

Quando NON conviene automatizzare i preventivi

• Se ricevete meno di cinque richieste a settimana: il tempo risparmiato non ripaga l’impostazione. Basta un buon modello di offerta.
• Se ogni offerta è una trattativa da zero, senza listino né regole ripetibili: non c’è niente da codificare. Il flusso applica regole, non le inventa.
• Se il prezzo nasce da una distinta base con vincoli tecnici: serve un configuratore, e questo flusso va eventualmente dopo.
• Se il listino non esiste in forma leggibile e nessuno può sistemarlo: prima quello, poi il resto.
• Se le richieste arrivano quasi tutte per telefono o WhatsApp da privati e artigiani: il caso è diverso, ed è quello dei preventivi su WhatsApp per idraulici ed elettricisti.

In ogni caso il controllo e la responsabilità dell’offerta restano a chi la firma: il flusso prepara, la persona decide.

Come si parte: una mail con tre richieste vere

Il primo confronto è gratuito. Mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it con tre richieste di offerta ricevute (anche vecchie, con i dati dei clienti oscurati), le offerte mandate in risposta e il listino, anche parziale. Ti dico in pochi giorni se il flusso ha senso, cosa entra nel pilota e quale criterio di successo scriverei. Se preferisci, scrivimi su WhatsApp e ci sentiamo prima a voce.

Lavoro di persona a Verona ed entro un’ora di strada, a distanza in tutta Italia. Le altre automazioni per uffici e produzione sono nella pagina AI e automazione per la manifattura.