Una giornata di formazione AI in azienda: si esce con un flusso che gira da lunedì

Quando mezza giornata non basta più

Il bisogno nasce quasi sempre così: il titolare ha già visto un corso sull’AI, magari in associazione, magari online, e ha capito il perché. Poi torna in ufficio e il lunedì è identico a prima: gli ordini arrivano per email in sei formati diversi, i preventivi si scrivono da zero, le risposte ai clienti aspettano. Il problema non è la teoria, è il passaggio dal «si potrebbe» al «gira».

Secondo l’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano (maggio 2026), solo il 7% delle PMI ha avviato una formazione strutturata sull’AI, e per Confartigianato il 58,6% delle piccole imprese indica la mancanza di competenze come ostacolo principale. Non manca l’interesse: manca qualcuno che si sieda con le persone dell’ufficio, sui loro file, e non se ne vada finché una cosa non funziona.

La mezza giornata serve a capire. La giornata intera serve a mettere in produzione: c’è il tempo per sbagliare, correggere e riprovare sui dati veri, che è l’unico modo in cui la formazione resta.

Come è divisa la giornata, ora per ora

Vengo io in azienda, con al massimo 8 persone in aula. Il gruppo giusto è l’ufficio che vive il processo: amministrazione, ordini, commerciale, segreteria.

Mattina (4 ore)

• Le basi sugli strumenti che userete davvero (ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot, a seconda di cosa avete), non un giro turistico di tutti i prodotti. Cosa fanno bene, cosa sbagliano, come si verifica una risposta.
• La mappa dei processi: prendiamo i 2-3 lavori ripetitivi individuati al sopralluogo e li scriviamo passo per passo, con chi li fa, quanto tempo prendono, dove nascono gli errori.
• La scelta di cosa costruire nel pomeriggio, con un criterio concreto: «il flusso è riuscito se…».

Pomeriggio (4 ore)

• Costruzione di uno o due flussi reali, con prompt-procedure e strumenti no-code o low-code (fogli automatici, n8n o Make dove serve). Lo costruiscono le persone dell’ufficio con me accanto, non io davanti a loro.
• Test sui documenti veri, anonimizzati: si contano gli errori, si correggono le istruzioni, si riprova.
• Le regole d’uso scritte: cosa si può incollare in un modello, cosa no, chi controlla il risultato prima che esca dall’azienda.

Cosa vi lascio a fine giornata

• Uno o due flussi funzionanti, provati sui vostri file, con le istruzioni salvate dove le ritrovate.
• Le procedure scritte, una per flusso: cosa fare, in che ordine, cosa controllare.
• La mappa dei processi con l’indicazione di cosa conviene automatizzare dopo e cosa no.
• Le regole d’uso in una pagina, pronte da far leggere a chi non c’era.
• Un’ora di follow-up a distanza entro 30 giorni, per sistemare quello che si è inceppato usando il flusso davvero.

Uso modelli reali (Claude, GPT, Gemini, DeepSeek o modelli locali via Ollama quando i dati non devono uscire). Il controllo del risultato resta alle persone: l’AI prepara, la persona decide e firma.

Cosa è compreso nei 1.600 € e cosa resta fuori

Compreso: il sopralluogo telefonico di un’ora la settimana prima, la giornata di 8 ore in azienda, i materiali, le procedure scritte, le regole d’uso e l’ora di follow-up a distanza.

Non compreso: le licenze degli strumenti (i piani gratuiti spesso bastano per la giornata; per l’uso quotidiano vi dico cosa conviene) e le integrazioni con il gestionale, cioè far leggere o scrivere il flusso dentro il vostro programma. Quella parte richiede accessi, prove e messa a punto: è il lavoro del pilota a prezzo fisso, non di un pomeriggio in aula.

Cosa mi serve da voi prima di arrivare

• Un’ora al telefono con il titolare o il responsabile, la settimana prima: scegliamo i processi e le persone.
• Una decina di documenti reali, anonimizzati: email di ordine, richieste di preventivo, PDF, fogli. Senza dati veri la mattina è teoria e il pomeriggio è un esercizio.
• Una sala con un computer a testa e la connessione; se lavorate con Microsoft 365 o Google Workspace, l’accesso di chi partecipa.
• Le 8 persone giuste: chi fa il lavoro ogni giorno, non chi lo supervisiona da lontano.

Se al sopralluogo capisco che il processo scelto dipende tutto dal gestionale, ve lo dico prima e cambiamo processo o formato: meglio una telefonata in più che una giornata sbagliata.

Tempi: dal primo contatto alla giornata in azienda

Di solito passano due o tre settimane tra il primo messaggio e la giornata: una settimana per fissare la data e il sopralluogo, una per raccogliere i documenti. La giornata è una sola; il follow-up si fissa entro 30 giorni, quando il flusso ha girato abbastanza da mostrare i punti deboli.

Le dipendenze sono due: i documenti anonimizzati devono arrivare almeno tre giorni prima, e le persone devono esserci per tutte le 8 ore. Un ufficio che entra ed esce dall’aula perde il filo del pomeriggio, ed è il pomeriggio che vale la giornata.

Prezzo, pagamento e cosa succede dopo la giornata

1.600 € + IVA, fino a 8 persone, si salda a fine giornata con fattura. Oltre un’ora di strada da Verona concordiamo prima la trasferta. Nessun canone, nessun abbonamento.

Dopo la giornata ci sono tre strade, e nessuna è obbligatoria:

• il flusso vi basta e lo usate: fine;
• il flusso va collegato al gestionale o reso automatico: pilota a prezzo fisso a 890 €, con criterio di successo scritto prima;
• vi serve una mano ogni tanto: assistenza a chiamata, blocco di 10 ore a 750 €, senza canone.

Se avete dipendenti e aderite a un fondo interprofessionale, la giornata può entrare in un piano finanziato: come funziona lo spiego nella guida su Fondimpresa e Fondartigianato.

Esempio dimostrativo: l’ufficio ordini di un’azienda di 15 persone

Esempio dimostrativo — Immagina un’azienda meccanica di 15 persone. In ufficio ordini lavorano tre persone; gli ordini arrivano per email, una trentina al giorno, alcuni come PDF del cliente, altri scritti nel corpo del messaggio, altri come foto di un modulo. Ogni ordine viene ricopiato a mano nel gestionale e, nei giorni pieni, qualche codice sbagliato arriva in produzione.

La mattina il gruppo impara a far leggere un ordine a un modello e a controllare che cliente, codici e quantità siano giusti, e scrive la procedura per le risposte ai clienti che chiedono conferma o tempi. Nel pomeriggio si costruisce il flusso: l’email con l’allegato entra, i dati escono in una riga di un foglio, con una colonna «da controllare» per i casi dubbi. Sui trenta ordini di prova, una ventina passano puliti e una decina finiscono in revisione, quasi tutti per codici che nel listino hanno un nome diverso. È il punto in cui la giornata finisce e si capisce che l’import nel gestionale è il passo successivo (esempio, non un caso reale).

I flussi dell’ufficio di un’azienda che produce li descrivo nella pagina su AI e automazione per la manifattura.

Quando non conviene prenotare la giornata intera

• Se non avete ancora chiaro quale processo vi pesa: partite dalla mezza giornata o da un audit, costa meno e vi dice dove guardare.
• Se il processo che vi interessa vive tutto dentro un gestionale chiuso: la giornata produrrebbe la mappa ma non il flusso; conviene un pilota diretto.
• Se le persone da formare sono due e lavorano su cose diverse: le lezioni individuali rendono di più.
• Se cercate un attestato per un obbligo e non un flusso: esiste il formato dedicato all’alfabetizzazione documentata, con policy e registro.
• Se nessuno potrà usare il flusso dopo la giornata perché manca il tempo o il permesso: la formazione senza un uso quotidiano svanisce in un mese, e lo dico prima piuttosto che incassare.

Quello che non faccio: promettere ore risparmiate prima di aver visto i vostri file, formare 20 persone in una volta, lasciare in azienda un flusso che nessuno sa correggere. I formati e i prezzi di tutta la formazione stanno nella pagina di riepilogo.

Come si prenota

Scrivimi su WhatsApp o mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it: due righe su cosa fa l’ufficio, quante persone sono e un documento tipo (anche solo l’oggetto delle email che vi fanno perdere tempo). Il primo confronto è gratuito: mezz’ora al telefono per capire se la giornata intera è il formato giusto o se conviene partire da meno.