Alfabetizzazione AI documentata: l’art. 4 dell’AI Act senza spaventarsi

La domanda arriva da fuori, e nessuno sa cosa rispondere

Succede quasi sempre così. Il consulente privacy manda un’email con oggetto «AI Act, articolo 4»; oppure un cliente grande allega al contratto un questionario con la riga «misure di alfabetizzazione AI del personale»; oppure il commercialista, tornato da un corso dell’ordine, chiede se in azienda avete «fatto la formazione». Intanto in ufficio ChatGPT lo usano in tre, ognuno con il proprio account, e nessuno ha mai scritto una riga su cosa si può incollare e cosa no.

Il titolare a quel punto ha due paure. La prima è di essere fuori norma. La seconda, più concreta, è di comprare carta inutile: un webinar registrato con attestato automatico, un «kit compliance» in PDF, una certificazione che nessuna norma chiede.

Il dato di fondo è che quasi nessuno ha ancora fatto il lavoro: secondo l’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano (maggio 2026), solo il 7% delle PMI ha avviato una formazione strutturata sull’AI. Il punto è farla una volta, e farla bene.

Cosa chiede davvero l’art. 4, in tre righe

Il Reg. UE 2024/1689, art. 4, applicabile dal 2 febbraio 2025, dice che fornitori e deployer «adottano misure» per garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione AI del personale che usa sistemi AI, compresi i modelli generici come ChatGPT, Copilot o Gemini. Il Digital Omnibus (Reg. UE 2026/1744, in vigore dal 24 luglio 2026) ha attenuato il testo: l’obbligo di adottare misure resta, ma «senza dover dimostrare un livello specifico».

Tradotto: serve fare formazione adeguata al lavoro che le persone svolgono, e serve poterlo mostrare. Non serve una certificazione, non serve un esame, non serve un ente accreditato, non serve un rinnovo annuale. Al 30 settembre 2026 non risulta nessuna sanzione a PMI per l’art. 4. Le sanzioni pesanti dell’AI Act riguardano le violazioni gravi, non l’alfabetizzazione. Ne ho scritto per esteso nella guida sull’art. 4 dopo l’Omnibus.

Per gli studi professionali si aggiunge la Legge 132/2025, in vigore dal 10 ottobre 2025: competenze adeguate per chi usa l’AI e informativa ai clienti sull’uso di sistemi AI nella prestazione. Anche qui: nessuna certificazione, ma qualcosa di scritto e di vero.

Quello che ti lascio in mano a fine mattinata

Il servizio è una mezza giornata di lavoro insieme, seguita da un pacchetto di documenti scritti sul vostro caso.

Le 4 ore di formazione applicata. Non un corso su «cos’è l’intelligenza artificiale», ma quattro ore sugli strumenti che usate davvero e su 2-3 attività reali scelte prima: rispondere a un’email di un cliente, riassumere una circolare, preparare una bozza di offerta, leggere un contratto. Documenti anonimizzati, errori dello strumento visti dal vivo, controllo del risultato. Fino a 10 persone, in azienda o online.

La policy AI aziendale. Due o tre pagine in italiano semplice: quali strumenti si possono usare, con quali dati, cosa non va mai incollato, chi controlla il risultato, chi risponde di cosa. La scriviamo in aula, con le vostre parole, così le persone la rispettano perché l’hanno fatta.

Il registro degli strumenti AI in uso. Una tabella: nome dello strumento, fornitore, tipo di account, dati che tratta, responsabile interno.

Gli attestati nominativi e il verbale delle misure adottate. Un attestato per ogni partecipante con data, durata e contenuti, e un verbale che riassume cosa è stato fatto, quando, con chi e su quali strumenti. È questo, non un bollino, che risponde alla domanda del consulente o del cliente.

Dentro e fuori dal prezzo

Incluso: chiamata di preparazione di 30 minuti con il titolare, raccolta dell’elenco degli strumenti, le 4 ore di formazione, i materiali, la policy, il registro, gli attestati, il verbale, e una risposta via email nei 30 giorni successivi su dubbi di applicazione della policy.

Escluso: il parere legale, la DPIA e ogni adeguamento privacy (informative, nomine, contratti con i fornitori), che restano al vostro consulente; le licenze degli strumenti; la trasferta oltre un’ora di strada da Verona, che si concorda a parte. Se ti serve solo il documento senza la formazione, esiste la policy AI con registro degli strumenti a 600 €; se invece vuoi andare oltre l’obbligo e costruire un flusso vero, il punto di partenza è la pagina della formazione AI applicata.

Cosa mi serve da te prima di venire

L’elenco onesto degli strumenti AI in uso, compresi quelli che le persone usano per conto proprio: senza quello il registro nasce sbagliato. Due o tre attività reali su cui lavorare, con qualche documento anonimizzato. I nomi dei partecipanti per gli attestati. Una sala con proiettore, o un collegamento video. E il titolare presente almeno nella parte sulla policy: le regole le decide chi risponde dell’azienda, non il tecnico.

Tempi, e cosa può rallentare

Dalla chiamata di preparazione alla mattinata in azienda passano di solito una o due settimane, il tempo di raccogliere strumenti e documenti. Policy, registro, attestati e verbale li consegno entro cinque giorni lavorativi dalla formazione, perché la policy si rifinisce con quello che è emerso in aula.

Le dipendenze sono due: la disponibilità delle persone da formare tutte nello stesso momento (dividere il gruppo in due turni è possibile ma allunga la giornata) e la scelta degli strumenti. Se in azienda si sta ancora decidendo tra Copilot, Gemini e ChatGPT, conviene chiudere quella scelta prima, altrimenti la policy nasce provvisoria.

Il prezzo e quello che succede dopo

Il servizio costa 1.200 € più IVA fino a 10 persone, con 60 € a persona oltre la decima. Si salda a fine giornata con fattura. Il primo confronto è gratuito.

Dopo non c’è nessun canone e nessun rinnovo obbligatorio. La norma non chiede una scadenza annuale, e io non la invento. Quando cambierete strumenti o assumerete qualcuno, aggiornare registro e policy e formare le persone nuove è lavoro a ore: un blocco di assistenza a chiamata da 10 ore a 750 €, da usare quando serve, oppure 80 € l’ora a consumo.

Esempio dimostrativo: uno studio di consulenza del lavoro con Copilot

Esempio dimostrativo — Immagina uno studio di consulenza del lavoro con 8 persone, che ha Microsoft 365 e da qualche mese usa Copilot per riassumere email e preparare bozze di risposta ai clienti. Il consulente privacy chiede «cosa avete fatto per l’art. 4».

Nella chiamata di preparazione emergono Copilot, un account ChatGPT personale di una collaboratrice e un traduttore online usato per i contratti in inglese. In aula, nella prima ora, si vede come Copilot gestisce una circolare e dove sbaglia le date; nelle due ore seguenti si lavora su tre attività reali dello studio, con buste paga e contratti anonimizzati, e si scrive la regola più importante: niente dati dei dipendenti dei clienti in strumenti con account personali. L’ultima ora serve a scrivere la policy e a compilare il registro con i tre strumenti trovati. Entro la settimana lo studio riceve otto attestati, il verbale e i due documenti, e li allega alla risposta al consulente. Per la parte sull’informativa ai clienti prevista dalla L. 132/2025, lo studio prosegue con la guida dedicata e con una mezza giornata specifica (esempio, non un caso reale).

Quando non conviene

Non conviene se in azienda nessuno usa strumenti AI e nessuno intende usarli nei prossimi mesi: l’art. 4 riguarda chi li usa, e formare persone su uno strumento che non toccheranno è spesa buttata. Non conviene se cerchi un bollino da appendere: non esiste una certificazione richiesta dalla norma, e se qualcuno te la vende non è per l’art. 4. Non conviene se il vero problema è un adeguamento privacy in ritardo: prima quello, con il vostro consulente, poi l’alfabetizzazione. E non conviene se hai già fatto una formazione applicata seria negli ultimi mesi: in quel caso basta documentarla con policy e registro, senza rifarla.

Resta comunque a carico tuo una cosa che nessun documento sostituisce: far rispettare la policy. Io la scrivo con voi e la spiego; chi la applica ogni giorno siete voi, e la responsabilità di quello che esce dall’azienda resta dell’azienda.

Come si parte

Scrivimi su WhatsApp o mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it con tre cose: quante persone usano l’AI in azienda, quali strumenti (anche quelli sospetti), e chi ve lo ha chiesto, se qualcuno ve lo ha chiesto. Ti rispondo dicendo se il servizio ha senso nel vostro caso o se basta meno, e fissiamo la chiamata di 30 minuti.